تایید کپی برابر اصل از راه دور یا مجازی

با افزایش تکنولوژی و نیاز به اقدامات فاصله گذاری اجتماعی، بسیاری از افراد و مشاغل به روش های از راه دور برای اجرای اسناد و محضر روی می آورند. این سوال پیش می آید که آیا کپی اسناد را می توان از راه دور در انتاریو تایید کرد؟

ثبت اسناد رسمی، فرآیند تأیید صحت امضای یک سند و تأیید اینکه شخصی که سند را امضا کرده و در نزد سردفتر حاضر شده و امضای خود را تأیید کرده است. در مفهوم سنتی، این فرآییند به صورت حضوری انجام می شود، جایی که سردفتر به طور فیزیکی امضا کننده سند را مشاهده می کند.

با این حال، با پیشرفت تکنولوژی و نیازهای در حال تغییر جامعه، بسیاری از حوزه های قضایی قوانینی را وضع کرده اند که اجازه ثبت اسناد رسمی از راه دور را می دهد. محضر از راه دور فرآیند انجام یک دفتر اسناد رسمی با استفاده از فناوری سمعی و بصری است. این بدان معناست که سردفتر و امضاکننده می توانند از راه دور و از طریق یک پلت فرم ویدئو کنفرانس با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و سردفتر می تواند مشاهده کند که امضاکننده سند را در زمان واقعی امضا می کند.

الزامات اسناد رسمی از راه دور درحوزه های قضایی متفاوت است، اما برخی از عناصر مشترک وجود دارد که باید رعایت شوند:

• سردفتر باید دارای مجوز و مجاز به انجام امور اسناد رسمی در حوزه قضایی خود باشد.

• سردفتر باید تجهیزات و فناوری مناسبی برای انجام محضر از راه دور داشته باشد، از جمله یک پلت فرم ویدئو کنفرانس امن و یک پد امضای دیجیتال.

• سردفتر باید بتواند هویت امضاکننده را تأیید کند، که می‌تواند از طریق ترکیبی از دانش شخصی، شناسایی عکس و امضای دیجیتال انجام شود.

در استان انتاریو، قانون اسناد رسمی Notaries Act, R.S.O. 1990, c. N.6 ناظر بر عملکرد دفاتر اسناد رسمی است. این قانون چارچوبی را برای دفاتر اسناد رسمی برای انجام وظایف خود از جمله تصدیق امضاء، اخذ تأییدیه و اجرای سوگند فراهم می کند. این قانون تصریح می‌کند که محضر از راه دور یا مجازی تنها در صورتی مجاز است که مقرراتی که بر اساس قانون وضع شده که اجازه چنین عملی و شرایط را بدهد. تا به امروز، هیچ مقرراتی مبنی بر مجوز رسمی از راه دور یا تعیین شرایط ثبت اسناد رسمی از راه دور وضع نشده است.

توجه به این نکته ضروری است که ثبت اسناد رسمی از راه دور هنوز مورد پذیرش جهانی قرار نگرفته است و برخی از مراجع قضایی وجود دارند که اجازه آن را نمی دهند. در این حوزه های قضایی (مانند انتاریو)، محضر باید شخصاً انجام شود و سردفتر باید به طور فیزیکی مشاهده کند که امضاکننده سند را امضا می کند. علاوه بر این، برخی از انواع اسناد ممکن است برای محضر از راه دور مناسب نباشند، مانند اسنادی که نیاز به شاهد یا امضای اضافی دارند.

تایین وقت و تماس با ما

ایلیا مرشدی یک پارالگال دارای مجوز از انجمن حقوقی انتاریو و یک مشاور مهاجرت با مجوز از کالج مشاوران مهاجرت و شهروندی (CICC) است. او علاوه بر مسئولیتهایش به‌ عنوان مشاور ارشد در MOR Canadian Immigration، هماهنگ‌ کننده برنامه حقوقی در کالج Toronto School of Management است.